Técnicas de Arquivamento

Arquivo: Conjunto de documentos guardados e conservados ordenadamente, visando sua posterior utilização, devendo ser organizado e classificado de acordo com as necessidades da empresa, o que permite encontrar o documento quando for necessário;
Ativo: Documentos que se encontram em fase de conclusão e, por esse motivo, estão em constante uso;
Morto: Documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro.

Métodos de arquivamento

A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados. Os métodos básicos de arquivamento mais utilizados são os seguintes:

a) Alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetização;

b) Geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de busca. O método geográfico organiza os documentos por estado, país ou cidade;

c) Numérico simples: os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética;

d) Ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem.

Técnicas de Triagem, Organização e Registro – Fluxo Documental

Triagem: Ajuda na agilidade dos processos e na redução de arquivos em massa, é separado em pastas, arquivos;

Organização: fundamental para termos o controle de tudo que vai ser feito no dia, semana e até mesmo no mês;

Registro: para melhorar a localização dos documentos devemos armazená-los em ordem alfabética, numérica e até em cores.

Tipos de arquivos

Arquivo Corrente: têm um fluxo maior; são os imediatos.

Arquivo Intermediário: é utilizado de vez em quando.

Arquivo Permanente: arquivo morto; raramente usado, somente quando solicitado.